学生档案是学生自升入中学至大学毕业期间形成的有保存价值的文字资料，是学生学习阶段情况的真实记载，它为用人单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。学生档案管理工作是学生管理工作的重要组成部分，为加强和规范管理，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，特制定如下规定：

一、学生档案管理及人员的职责

1、负责集中统一管理全院普通学生的档案。

2、认真执行国家《保密法》、《档案法》及有关法规，不得涂改、篡改档案内容，保证学生档案的完整和安

  全。

3、严格执行档案材料收集、整理、保管和提供利用制度，认真履行核对、签收、登记、注销等手续，保证档

  案完好。做好档案的进出、交接和转递工作。

4、档案材料必须按学院年级、专业分类归档，以便查阅。

5、档案室是保管档案的基地，不得允许无关人员进入。

6、定期为档案室通风，做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防晒、防尘、防高温工作，保持卫生整洁。

7、严禁在档案室内吸烟及存放易燃、易燥、易腐物品及其它杂物。

二、学生档案归档范围

1、中学阶段形成的原始档案

2、广东医学院学生登记表

3、学生入团、入党志愿书

4、学生奖励材料及处分材料

5、学生学籍变更证明（升级、留级、休学、复学、转学、退学）

6、学生毕业成绩单

7、学生学位证明

8、学生实习成绩及鉴定

9、毕业生登记表

10、就业派遣证付本

11、其它材料

三、学生档案归档材料要求

1、学生个人的履历表必须由学生本人如实填写。

2、归档材料应是完整的，有头无尾的材料一般不归入档案。

3、凡属档案材料必须认真书写，不得用不规范的字和错别字，字迹要清楚、工整，书写一律使用钢笔或毛

  笔，字体黑色。

四、学生档案查阅、借阅办法

1、学生档案不得让无关人员翻阅，只限于各二级学院及有关部门负责人或有关人员（团组织负责人、政治辅

  导员、班主任）查阅。

2、查阅档案必须填写《查阅学生档案登记表》，一般情况下，学生档案只供在学生处查阅，不得借出，确需

  借出时，必须履行登记手续，应在三天内归还。

3、借阅者应承担所借阅档案资料的安全、保密责任，不得涂画、涂改及加批语；在翻阅二人以上的档案时，

  必须严格分别放置，以防装错。

4、档案管理员对查阅归还的档案，应仔细清点，核实无误后方可签字回收，如发现有损坏、丢失等情况，应

  立即追究责任。

5、新生档案可由各二级学院在新生入学后一次性借出查阅，按时归档。

五、学生档案的转递

1、学生毕业、转学应及时将档案转给新的主管单位。

2、学生档案必须经严格密封通过机要转递，一般不交学生本人自带。

3、转出转入的学生档案材料必须完整齐全并按规定认真整理装订，严禁扣留材料或分批转出。

4、转出的学生档案要认真填写《档案转递通知单》并及时催要寄档回执，对转入的学生档案，经核对无误后

  要及时将回执签名盖章后寄回给转来的单位。

5、毕业生档案按就业派遣证上签发的单位转送相应部门。毕业生报到两个月内务必到当地有关部门查收个人

  档案，未查收到档案的毕业生，需在毕业当年10月份以前通过学校介绍到机要部门查询。10月份以后，学

  校原则上不再受理档案查询工作。

六、学生档案管理流程

1、每年11月份为新生建立个人档案，接收由各二级学院送来的新生档案。

2、新生入学后，接收由各二级学院组织学生填写的归档材料《学生登记表》；接收由团委送来的归档材料

  《入团志愿书》。

3、每年毕业生离校前，接收各二级学院送来的《毕业生登记表》、党员材料、实习成绩及鉴定等归档材料。

4、每年7月份接收教务处送来的毕业生成绩表、学位证明、学生学籍变更证明等归档材料。

5、每年八月份寄出毕业生档案。寄档原则：离校前有签约单位的学生，按协议书写的寄送地址寄送档案；没

  有找到单位的学生，其档案寄送到生源地人事局；已办了暂缓就业手续的学生其档案送交省就业指导中心

  档案室托管。

                                 广东医科大学学工部（学生处）